Chiến lược xây dựng KPI hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, dù ở bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào, bộ phận nào hay cá nhân nào cũng đều đặt ra những mục tiêu kinh doanh cụ thể. Đối với doanh nghiệp việc có thể phát triển một cách hiệu quả và toàn diện là yêu cầu vô cùng quan trọng để năng tầm thương hiệu và gia tăng lợi nhuận. Bởi vậy mỗi bộ phận trong doanh nghiệp, tổ chức sẽ có chiến lược xây dựng KPI khác nhau để đánh giá mức độ thành công của tổ chức, doanh nghiệp đó đối với mục tiêu đề ra từ trước một cách khách quan.

Chỉ số KPI là gì?

KPI được viết tắt từ (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá hiệu quả công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỉ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức, hoặc bộ phận chức năng của tổ chức hay doanh nghiệp, cá nhân.

Mục đích của việc sử dụng chỉ số KPI trong đánh giá thực hiện công việc

Đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thế.

Các chỉ số KPI mang tính định lượng cao, đo lường cụ thể giúp cho việc đánh giá thực hiện công việc một cáchrõ rang, minh bạch, khách quan và hiệu quả hơn trong việc đánh giá thực hiện công việc.

Tùy theo từngtổ chức,  doanh nghiệp, bộ phận, phòng ban mà đưa ra các chỉ số KPI khác nhau nhằm đánh giá hiệu quả công việc (Sales, Marketing, Product) và ngay cả cá nhân trong một bộ phận cũng có KPI khác nhau (SEO KPIs, Email KPIs, Social KPIs).

KPIs được phân thành 2 loại:

KPIs được gắn với các mục tiêu mang tính chiến lược: Các mục tiêu mang tính chiến lược thường là tiền, profit, market share ==> tác động trực tiếp đến sự sống còn của công ty.

KPIs được gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật: Các chiến thuật là những hoạt động nhỏ nhằm giúp công ty đến được gần hơn với việc đạt mục tiêu chiến lược.

Bởi vậy cấp quản lý (directors, managers) là người sẽ chịu áp KPI chiến lược và phải tạo ra các KPI chiến thuật để phục vụ việc đạt mục tiêu KPI chiến lược đã đề ra. Các KPI chiến lược này sẽ được áp cho các bộ phận cấp dưới thực thi các công việc tương ứng.

Mục tiêu của việc xây dựng chỉ số KPI

KPI là công cụ đánh giá thực hiện công việc, nên khi xây dựng hệ số KPI các cấp quản lý đã cố gắng hướng đến thực hiện tiêu chí Smart

S-(Specific): Cụ Thể

M-(Measurable): Đo lường được

A-(Achiveable): Thực tế

T-(Timbound): Có thời hạn cụ thể

Tình trạng các KPI chiến thuật đều đạt được nhưng các KPI chiến lược thì lại không thì nó có thể đến từ một số lý do như sau:

KPI chiến thuật đưa ra không có đóng góp vào việc đạt được các KPI chiến lược.

KPI chiến thuật đặt không lúc không những không có đóng góp gì cho việc đạt được KPI chiến lược mà còn gây ra khó khăn cản trở.

KPI chiến thuật đặt ra mà đạt được hoặc vượt xa hạn mức đề ra thì cái đó chưa chắc đã tốt, có thể mục tiêu đặt ra quá dễ dàng hoặc đánh giá mục tiêu không chính xác do đó không đạt được KPI chiến lược.

Còn nếu KPI chiến thuật bạn đặt ra mà không đạt được và kém quá xa thì có thể bạn đang đối đầu với các vấn đề:

KPI chiến thuật được đặt ra xa vời thực tế nên không thể đạt được. KPI ngoài mục đích để đo lường hiệu quả nó còn có thể hoạt động như một tác nhân có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến tâm lý nhân viên của một tổ chức, doanh nghiệp.

Đội ngũ nhân viên có trình độ thấp, không đủ khả năng đạt được KPI chiến thuật đặt ra. Lúc này doanh nghiệp cần coi lại cấu trúc team, đội nhóm các công việc mà họ đang thực hiện cũng như quy trình tuyển nhân sự đầu vào.

KPI chiến thuật được đặt ra cho người thực thi phải thực sự phù hợp và bám sát với KPI chiến lược. Các KPI này là khi hoàn thành và đạt được phải tác động một cách tích cực và giúp doanh nghiệp, tổ chức đến gần hơn mục tiêu kinh doanh đề ra.

Vì vậy việc xác định được mục tiêu và xây dựng hệ thống KPI và hệ thống  KPIs ở tổ chức , doanh nghiệp đạt được theo tiêu chí SMART thì hiệu quả đánh giá thực hiện công việc là rất cao.

Quy trình xây dựng KPI cho các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp

Bước 1: Xác định bộ phận,cá nhân xây dựng KPI

Các bộ phận, phòng ban trực tiếp xây dựng chỉ số KPIs dưa trên sự hướng dẫn, trợ giúp về mặt phương pháp  của bộ phận chuyên trách, chuyên môn.

Người xây dựng KPIs  là trưởng các bộ phận,phòng,ban, là người hiểu rõ chuyên trách nhất về các nhiệm vụ, yêu cầu của các vị trí chức danh trong bộ phận. Nếu các bộ phận,phòng,ban quá lớn thì việc xây dựng KPIs nên giao cho những quản lý cấp thấp hơn.

Các chỉ số KPIs do các bộ phận/phòng/ban tự xây dựng cho bộ phận mình sẽ có tính khả thi cao và thể hiện rõ nét được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. Tuy nhiên, phương pháp này có thể dẫn đến việc thiếu khách quan trong việc xây dựng hệ thống KPIs như đặt mục tiêu quá thấp. Bởi vậy, muốn xây dựng phương pháp này hiệu quả thì các nhà chuyên trách, chuyên môn cần kiểm định và đánh giá mục tiêu đề ra trước.

Bước 2: Xây dựng bản đồ chiến lược

Đối với các tổ chức, doanh nghiệp thì chỉ số hiệu suất, đánh giá đo lường hiệu quả là những chỉ số liên kết trực tiếp đến các chiến lược của công ty. Vì vậy, cần phải xác định được những chiến lược đó là gì?đưa ra các chiến lược kinh doanh của công ty. Ngày nay, có rất nhiều các công ty hàng đầu đã đưa vào sử dụng các công cụ như Strategy map, đây là bản đồ chiến lược hay còn gọi là bản đồ tạo giá trị để có thể vạch ra hướng thực hiện công việc nhằm đạt được các giá trị đầu ra và giúp cho việc xây dựng chiến lược và quản lý kinh doanh được hiệu quả.

Bước 3: Xây dựng các câu hỏi về hiệu suất chính

Để thu hẹp danh sách các chỉ số đo lường xuống đến mức súc tích và có ý nghĩa nhất, đặt ra các KPQ là một giải pháp. Nói cách khác, để có được câu trả lời, bạn cần phải bắt đầu bằng 1 câu hỏi. Nếu không có câu hỏi nào cần phải trả lời thì không cần một phép đo lường nào cả.

Bước 4: Xác định chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban

Mỗi bộ phận trong tổ chức có những chức năng/trách nhiệm cụ thể đặc trưng cho bộ phận/phòng/ban và hệ thống các KPIs được xây dựng phải thể hiện, gắn liền với đặc trưng, chức năng, nhiệm vụ của bộ phận.

Bước 5: Xác định vị trí, trách nhiệm của từng vị trí chức danh

Với mỗi vị trí chức danh thì người xây dựng KPIs cần chỉ ra một số trách nhiệm chính mà người đảm nhận vị trí công việc này phải thực hiện.Trách nhiệm chính này là cơ sở để xây dựng hệ thống chỉ số KPIs, do đó các trách nhiệm nêu ra phải rõ ràng, cụ thể và có thể thực hiện được.

Bước 6: Xác định các chỉ số đánh giá KPIs và thu thập dữ liệu

Đây là một khía cạnh mang tính kỹ thuật hơn trong việc xây dựng các KPI. Các doanh nghiệp cần phải đánh giá một cách cẩn thận các thế mạnh và cả điểm yếu của các loại công cụ đo lường khác nhau và chọn ra loại nào thích hợp nhất. Các khía cạnh dưới đây cần phải được xem xét:

Phương thức thu thập dữ liệu

Tùy thuộc vào bản chất của các tác nhân thúc đẩy giá trị mà bạn xác định cho KPI, bạn có thể dùng phương pháp mang lại nhiều dữ liệu định tính hơn so với những cách khác. Mặc dù các dữ liệu định lượng có thể dễ dàng đo lường, các dữ liệu định tính phong phú lại có thể tạo ra những cái nhìn và bối cảnh vô giá.

Một số các phương pháp phổ biến là: hệ thống theo dõi và thu thập dữ liệu, khảo sát, phỏng vấn chuyên sâu, các nhóm tập trung, đánh giá bởi người bên ngoài, quan sát, đánh giá ngang nhau.

Nguồn dữ liệu

Các doanh nghiệp cần phải xác định được liệu các dữ liệu đã có sẵn để thu thập hay chưa và liệu các nguồn có đáng tin hay không. Trong trường hợp có nhiều rào cản thách thức tính chính xác của dữ liệu, bạn có thể cân nhắc một phương pháp khác hay kết hợp nhiều phương pháp cùng lúc.

Điều này quyết định các mức độ hiệu suất được định nghĩa thế nào hay cách thu thập dữ liệu. Đối với các dữ liệu định lượng, có thể áp dụng các công thức tính hoặc các thang điểm. trong khi các dữ liệu định tính, bạn cần xác định được các tiêu chí đánh giá.

Phương pháp đánh giá, công thức thang điểm

Một số thang điểm phổ biến được sử dụng bao gồm Danh nghĩa (Nominal), Thứ tự (Ordinal), Nội bộ (Internal) và Tỉ lệ (Ratio). Thêm vào đó, thang điểm Likert đo lường mức độ mà người trả lời đồng ý hay không đồng ý với các điều đưa ra cũng rất phổ biến.

Tần suất

Cần nghĩ đến mức độ thường xuyên để thu thập các KPI, và điều này lại phụ thuộc vào bản chất của mỗi KPI.

  1. KPIs của bộ phận:Dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận/phòng/ban người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xây dựng những chỉ số KPIs chung đặc trưng cho cả bộ phận.
  2. KPIs cho từng vị trí chức danh:

Xây dựng KPIs để cho người lao động thực hiện đúng mô tả và yêu cầu công việc. Do đó, các chỉ số KPIs được xây dựng trên cơ sở những trách nhiệm chính của vị trí chức danh nêu trên và các chỉ số KPIs của từng bộ phận.

Các chỉ số KPIs phải đảm bảo tiêu chí SMART và phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng trong tương lai gần.

Kỳ đánh giá: Kỳ đánh giá thường áp dụng là tháng, quý, năm. Tùy vào từng chỉ số KPIs, nội dung của các từng chỉ số mà người

Bước 7: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được và các ngưỡng mục tiêu/hiệu quả kinh doanh

Điểm số được chia ra thành 2 – 5 mức độ điểm số tương ứng với mức độ hoàn thành công việc theo kết quả.

Mức độ điểm số càng nhiều thì việc đánh giá càng khách quan. Tuy nhiên, nế chia nhỏ các mức độ điểm số thì việc đánh giá cuối cùng và xác định tổng điểm cuối cùng sẽ gặp khó khăn trong việc xác định điểm số

Lý do quan trọng nhất đằng sau sự tồn tại của các KPI đó là chúng sẽ dẫn dắt doanh nghiệp đạt được các mục tiêu kinh doanh, chiến lược kinh doanh đề ra. Do đó, bạn không thể cứ đơn giản xác định bạn muốn đo lường cái gì và đo như thế nào, làm thế nào để thu thập được các chỉ số hiệu suất mà không nói gì đến nơi mà bạn muốn đến. Đây là bước mà bạn chỉ ra được mục tiêu kinh doanh mà bạn mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian cố định.

Bước 8: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng

Với mỗi khung điểm số cụ thể người xây dựng hệ thống KPIs sẽ xác định mối liên hệ giữa kết quả đánh giá và các mức đãi ngộ cụ thể.

Tùy thuộc vào từng bộ phận chức danh, lĩnh vực hoạt động khác nhau mà các nhà quản lý thực hiện việc xây dựng KPIs linh động trong các bước và nên thuê các chuyên gia tư vấn có kinh nghiệm kết hợp với nhân viên trong Công ty để chỉ tiêu đưa ra được phát huy hiệu quả cao và phù hợp với mục tiêu quản lý chung của Công ty, đặc biệt là mục tiêu trong quản lý nhân sự.

Ưu , nhược điểm của việc áp dụng KPI trong tổ chức, doanh nghiệp

Ưu điểm

Đánh giá đưa ra các quyết định nhanh chóng thông qua các chỉ số đo lường chính xác đi kèm theo

Gíup các tổ chức, doanh nghiệp, phòng ban nhận biết được thành quả đạt được trong việc xây dựng KPI , đưa ra hướng khích lệ, động viên nhân viên trong công việc.

Đưa ra các chỉ tiêu có thể đo lường được, từ đó việc đánh giá thực hiện công việc cụ thể hơn và dễ dàng hơn và ít có kiến nghị hơn.

Nhược điểm

Các chỉ KPIs của tổ chức, doanh nghiệp không đạt được tiêu chí Smart không chỉ gây ảnh hưởng cho hệ thống đánh giá thực hiện công việc mà còn gây hậu quả xấu cho hệ thống quản trị của tổ chức, doanh nghiệp đó.

Nếu mục tiêu không đạt được tiêu chí cụ thể thì người lao động sẽ không nhận biết được cần làm gì và làm như thế nào để đạt được hiệu quả như mong muốn.

Các chỉ số không đạt tiêu chí đo lường thì khi đưa ra các tiêu chí không còn  ý nghĩa đo lường kết quả và thực hiện công việc

Các chỉ số KPI không đạt được tiêu chí và  mục tiêu xây dựng quá xa vời so với thực tế, nhân viên không thể đạt được mục tiêu đặt ra gây nên tâm lý chán nản và không có tinh thần làm việc.

Chỉ số KPIs không hạn định cụ thể, người lao dộng không cần biết phải làm công việc trong bao lâu, hoàn thành khi nào gây khó khăn cho người lao động thực hiện công việc

Sử sụng KPIs làm mục tiêu, thì các tổ chức , doanh nghiệp cần thay đổi mục tiêu đề ra để đạt được hiệu quả công việc  trong thời gian dài.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan