KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP

Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi hội đồng quản trị, nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức nhằm phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro, các doanh nghiệp cần xây dựng tốt hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp của mình. Ngày nay, kiểm soát nội bộ đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế. 

1. Kiểm soát nội bộ là gì?

Là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý.Hệ thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao và, nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó, thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không. Ngoài ra, thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ hạn chế đến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản công ty.

2.Tại sao cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 

Một thực trạng khá phổ biến hiện nay là phương pháp quản lý của nhiều công ty còn lỏng lẻo, khi các công ty nhỏ được quản lý theo kiểu gia đình, còn những công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân và thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra chéo giữa các bộ phận để phòng ngừa gian lận.
Tránh xây dựng kiểm soát nội bộ bằng lòng tin thay bằng những quy định rõ ràng nhằm giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh

3.Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 

Môi trường kiểm soát. Là những yếu tố của công ty ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ và là các yếu tố tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên của công ty nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ.

Xác định rủi ro: Dù cho quy mô, cấu trúc, loại hình hay vị trí địa lý khác nhau, nhưng bất kỳ công ty nào cũng có thể bị tác động bởi các rủi ro xuất hiện từ các yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Do đó, hệ thống kiểm soát nội bộ cần có phần xác định các rủi ro.

Các yếu tố cấu thành: Đó là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, chất lượng cán bộ thấp, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy móc trang thiết bị,  cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản xuất, chi phí quản lý cao. Để tránh bị thiệt hại do các tác động từ yếu tố bên trong và bên ngoài, bạn cần thường xuyên xác định mức độ rủi ro hiện hữu và tiềm ẩn, phân tích ảnh hưởng của chúng. Từ đó vạch ra các biện pháp quản lý và giảm thiểu tác hại của chúng. Bên cạnh đó, hệ thống thông tin và truyền thông nội bộ của công ty bạn cần được tổ chức sao cho có thể bảo đảm tính chính xác, kịp thời, đầy đủ, xác thực, dễ nắm bắt và đến đúng người có trách nhiệm.

Yếu tố giám sát và thẩm định: Đây là quá trình theo dõi và đánh giá chất lượng thực hiện việc kiểm soát nội bộ để đảm bảo nó được triển khai, điều chỉnh khi môi trường thay đổi, cũng như được cải thiện khi có khiếm khuyết. Ví dụ, thường xuyên rà soát và báo cáo về chất lượng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi việc ban lãnh đạo cũng như tất cả nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của công ty hay không…

4. Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ra sao?

Hệ thống kiểm soát nội bộ có nhiệm vụ tìm hiểu hệ thống quản lý của công ty,kiểm soát nội bộ bao gồm thủ tục quản lý trang thiết bị hoặc những công cụ kiểm soát sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin của người chịu trách nhiệm kiểm soát nội bộ thường được thu thập và tổng hợp từ nhiều nguồn khác nhau như trao đổi với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua bảng câu hỏi, bằng thực tế … Sau đó họ ghi lại những thông tin sơ bộ dưới dạng biểu đồ hình cột mô tả, tường thuật hoặc kết hợp cả hai hình thức trên nhằm đưa ra được một hình ảnh cụ thể để phục vụ cho công tác kiểm soát.

Phòng kiểm soát nội bộ là một bộ phận thuộc bộ máy điều hành, có chức năng hỗ trợ cho giám đốc công ty, giám sát mọi hoạt động trong công ty, đảm bảo mọi nhân viên thực hiện đúng nội quy, quy chế của công ty. Ngoài ra, bộ phận này còn có nhiệm vụ phải báo cáo kịp thời kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ và đề xuất các giải pháp kiến nghị cần thiết nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động an toàn đúng pháp luật.

5. Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống kiểm soát nội bộ

Không có quy trình hoạt động bằng văn bản rõ ràng
Khi nhân viên chấp nhận làm việc“không công”
Có sự chồng chéo giữa các phòng ban, không có sự trao đổi thông tin, đùn đẩy trách nhiệm cho nhau khi xảy ra vấn đề.
 Không yên tâm về tài chính công ty mặc dù hoạt động kinh doanh của công ty lãi hay lỗ, cho dù trên giấy tờ hợp đồng mua bán, văn bản tài chính vẫn thấy lợi nhuận.

6. Hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hiệu quả khi?

Tìm ra một công thức chung giúp bạn khắc phục những yếu kém trong hệ thống kiểm soát phù hợp nhất với đặc điểm của công ty

Lập một quy trình quản lý thật chặt chẽ và không nên có ngoại lệ trong việc kê khai thu chi, xét duyệt

Quy trình kiểm soát chéo hệ thống bán hàng, kế toán và thủ kho là rất cần thiết và không thể tách rời,  kiểm tra chéo giữa hệ thống các phòng ban nhằ đánh giá hiệu quả công việc

7. Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ

Doanh nghiệp đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại của rủi ro đối với các phòng ban lãnh đạo công ty.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bài viết liên quan